Costi, fiducia e onesta sono da sempre al centro di tutte le perplessità che girano intorno alla scelta di un amministratore di condominio.
Oltre a garantire, come già detto, con la tecnonlogia la massima trasparenza e il massimo della professionalità sul nostro operato, vi garantiamo anche il massimo dell'onestà.
L'attenzione su questi aspetti si trasformano da subito in risparmio per il singono condomino, che sarà sicuro che la sua proprietà sarà gestita sempre al meglio.
La scelta di fornitori affidabili e "storici" garantiscono un altro livello di professionalità quantificabile spesso in un risparmio economico. Vogliamo sottolineare che non sempre spendere meno porta a un risparmio. Anni di esperienze ci dicono che non è così. Lavori fatti male, con poca attenzione portano a un ulteriore esborso.
L'amministratore di condominio risponde sempre, secondo quanto specificato dalla legge, sui lavori svolti. Un lavoro fatto male va ad incidere sulla sua professionalità, che si trasforma in una sensibile diminuzione della fiducia nei suoi confronti e alla inesorabile perdita del cliente condominio.
La fidelizzazione del cliente è la nostra missione.
Un cliente soddisfatto, che ha fiducia porta enormi vantaggi, non solo per lo studio ma per il cliente stesso, infatti un cliente soddisfatto ha ottenuto un altro tipo di risparmio, che spesso non è quantificabile, ma che negli ultimi anni sta incidendo sulla scelta dell'amministratore di condominio, la tranquillità, la consapevolezza che la proprietà sarà gestita al meglio.
Oltre a garantire, come già detto, con la tecnonlogia la massima trasparenza e il massimo della professionalità sul nostro operato, vi garantiamo anche il massimo dell'onestà.
L'attenzione su questi aspetti si trasformano da subito in risparmio per il singono condomino, che sarà sicuro che la sua proprietà sarà gestita sempre al meglio.
La scelta di fornitori affidabili e "storici" garantiscono un altro livello di professionalità quantificabile spesso in un risparmio economico. Vogliamo sottolineare che non sempre spendere meno porta a un risparmio. Anni di esperienze ci dicono che non è così. Lavori fatti male, con poca attenzione portano a un ulteriore esborso.
L'amministratore di condominio risponde sempre, secondo quanto specificato dalla legge, sui lavori svolti. Un lavoro fatto male va ad incidere sulla sua professionalità, che si trasforma in una sensibile diminuzione della fiducia nei suoi confronti e alla inesorabile perdita del cliente condominio.
La fidelizzazione del cliente è la nostra missione.
Un cliente soddisfatto, che ha fiducia porta enormi vantaggi, non solo per lo studio ma per il cliente stesso, infatti un cliente soddisfatto ha ottenuto un altro tipo di risparmio, che spesso non è quantificabile, ma che negli ultimi anni sta incidendo sulla scelta dell'amministratore di condominio, la tranquillità, la consapevolezza che la proprietà sarà gestita al meglio.
Siamo convinti che per rispondere alle nuove esigenze dei clienti, ci si debba evolvere tecnologicamente.
Lo studio da sempre ha posto l'attenzione su aspetti tecnologici al fine di migliorare l'attività dell'ufficio ed essere più vicini al cliente.
Immaginate di avere l'ufficio sempre con voi, e riuscire ad evadere le richieste dei vostri clienti anche quando non siete fisicamente in ufficio. Un ufficio in tasca con informazioni sempre aggiornate.
Uno dei problemi quando si parla di amministrazione condominiale è quello di dare delle risposte ai condomini che siano coerenti con la loro realtà.
Non basta conoscere le leggi che regolamentano il vasto e contraddittorio mondo che ruota attorno al condominio, ma c'è la necessità di conoscere anche la realtà in cui è calato il condominio.
Facciamo un esempio:
Quante volte vi sarete sentiti dire dall'amministratore di condominio che la risposta alla vostra domanda è legata da un preventiva e attenta lettura del regolamento di condominio alla ricerca dell'informazione che volete.
Infatti il codice civile prevede che alcune leggi che hanno a che fare con il condominio, siano derogabili, cioè è data facoltà all'assemblea di condominio di emanare nuove delibere in autonomia, a volte riducendo, a volte ampliando i poteri, i vincoli, perfino in materia di parti comuni o esclusive.
Sarebbe tutto più semplice se l'informazione arrivasse da voi e non foste voi ad andare dall'informazione Il tutto correlato dalla necessità di dare una risposta in tempi brevi e in modo esaustivo.
Ad oggi, con l'utilizzo della tecnologia è possibile. Come?
IIl nostro studio ha introdotto da tempo le seguenti aspetti tecnologici.
Conservazione sostitutiva dei documenti.
Dal 2004 è possibile "dematerializzare" la carta a favore dei supporti ottici.
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici
Questo vuol dire che è possibile portare tutti i documenti cartacei in formato elettronico, senza perdere la validità legale dei documenti.
L'apposizione della firma elettronica e della marca temporale rendono legale questa procedura.
Per ulteriori informazioni vi rimandiamo al seguente sito per la conservazione sostitutiva.
Lo studio preferisce vincolare in fase contrattuale il condominio ad adottare questa metodologia per l'archiviazione dei documenti sia storici, cioè delle gestioni passate, che per quelle future.
Oltre al fatto di essere un studio attento all'ambiente, la conservazione sostitutiva è strettamente legata al seguente aspetto.
DMS.
Un sistema di gestione documentale si occupa di archiviare e catalogare i documenti elettronici. Tralasciamo l'approfondimento di tali concetti che, se pur importanti, potrebbero essere poco interessanti, concentriamoci su quella che è una delle funzionalità più potenti di questi sistemi.
I moderni DMS permettono la ricerca dei documenti a partire dalle parole chiave presenti all'interno dei documenti o di parole chiave apportate ai documenti (TAG) in fase di archiviazione.
L'utilizzzo dei DMS permette di accedere ai documenti "interessanti" con tempi veramente brevi e il tutto effettuando una semplice ricerca.
Portale WEB.
Il portale WEB è il più chiaro esempio di quello che intendiamo quando diciamo che deve essere l'informazione che arriva al cliente, e non tu cliente che devi andare dall'informazione.
Attraverso Condominio Mobi lo studio mette a disposizione dei vari condomini, o condominii che ne fanno richiesta tutta una serie di documenti del condominio o del condomino.
Di seguto alcuni dei documenti che lo studio mette a disposizione attraverso CondominioMobi.
La segreteria tefonica digitale è un servizio semplice ma allo stesso tempo pratico.
I condomini possono lasciare in segreteria i loro messaggi certi che il loro messaggo verrà recapitato via email a tutto lo staff.
Il condomino si dovrà preoccupare di lasciare in segreteria nome e cognome, condominio e numero di telefono per essere richiamato e ovviamente il motivo della sua chiamata.
Lo staff dello studio si preoccuperà di richiamare il condomino in tempi ragionevoli per dare conferma della ricevuta del messaggio e, se possibile, fornendo subito una soluzione al motivo della chiamata.
La segreteria telefonica non deve essere vista come un muro per marcare in modo netto i confini fra lo studio e i condomini ma come un mezzo per permettere allo studio di potere fornire un serivzio migliore e più efficiente, e ai condomini e di beneficaire di un servizio migliore e più tempestivo.
Email condominiale.
Lo studio si occuperà di gestire un email condominiale.
L'email diventa uno strumento utile per comunicare con efficienza fra lo studio e tutti i condomini di un condomio.
La scelta del fornitore GMAIL è dettata solo dalla praticità. Nel caso che un condominio revochi il mandato allo studio sarà possibile per il condominio usufruire dello stesso tipo di servizio.
L'email condominiale diventa particolarmente utile nel momento in cui il condominio voglia avere un controllo maggiore sull'operato dello studio. Vedere il punto seguente.
Conto Corrente Online.
Il conto corrente online ha il vantaggio di essere utilizzato e controllato ogni qual volta se ne ha la necessità, basta avere un collegamento internet..
La scelta del conto corrente non si è basata su questo aspetto, bensì si è tenuto coto di altri 2 aspetti che sono di notevole importanza:
Software per amministratore di condomini.
Anche un buon software per la gestione di condomini può fare la differenza. Dopo un'attenta analisi di quello che ofre il mercato la nostra scelta è ricaduta sul software PIGC.
I fatti ci dimostrano che avere uno studio più efficiente è un vantaggio per tutti.
Lo studio riece a gestire meglio i condomini senza perdita tempo in attività a basso valore aggiunto, dedicando una maggiore quantità di tempo al condominio e alle sue problematiche.
I condomini si sentono seguiti da un gruppo di professionisti e non si sentono abbandonati dallo studio.
Lo studio da sempre ha posto l'attenzione su aspetti tecnologici al fine di migliorare l'attività dell'ufficio ed essere più vicini al cliente.
Immaginate di avere l'ufficio sempre con voi, e riuscire ad evadere le richieste dei vostri clienti anche quando non siete fisicamente in ufficio. Un ufficio in tasca con informazioni sempre aggiornate.
Uno dei problemi quando si parla di amministrazione condominiale è quello di dare delle risposte ai condomini che siano coerenti con la loro realtà.
Non basta conoscere le leggi che regolamentano il vasto e contraddittorio mondo che ruota attorno al condominio, ma c'è la necessità di conoscere anche la realtà in cui è calato il condominio.
Facciamo un esempio:
Quante volte vi sarete sentiti dire dall'amministratore di condominio che la risposta alla vostra domanda è legata da un preventiva e attenta lettura del regolamento di condominio alla ricerca dell'informazione che volete.
Infatti il codice civile prevede che alcune leggi che hanno a che fare con il condominio, siano derogabili, cioè è data facoltà all'assemblea di condominio di emanare nuove delibere in autonomia, a volte riducendo, a volte ampliando i poteri, i vincoli, perfino in materia di parti comuni o esclusive.
Sarebbe tutto più semplice se l'informazione arrivasse da voi e non foste voi ad andare dall'informazione Il tutto correlato dalla necessità di dare una risposta in tempi brevi e in modo esaustivo.
Ad oggi, con l'utilizzo della tecnologia è possibile. Come?
IIl nostro studio ha introdotto da tempo le seguenti aspetti tecnologici.
- Conservazione sostitutiva dei documenti
- DMS - Document Management System ovvero un Sistema di gestione documentale
- Portale web
- Segreteria telefonica digitale
- Email condominiale con inoltro alle caselle di posta dello staff dello sudio e dei condomini che ne fanno richiesta.(gmail)
- L'utilizzo di un conto corrente Online all'avanguardia.
- Software per amministratore di condomini
Conservazione sostitutiva dei documenti.
Dal 2004 è possibile "dematerializzare" la carta a favore dei supporti ottici.
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici
Questo vuol dire che è possibile portare tutti i documenti cartacei in formato elettronico, senza perdere la validità legale dei documenti.
L'apposizione della firma elettronica e della marca temporale rendono legale questa procedura.
Per ulteriori informazioni vi rimandiamo al seguente sito per la conservazione sostitutiva.
Lo studio preferisce vincolare in fase contrattuale il condominio ad adottare questa metodologia per l'archiviazione dei documenti sia storici, cioè delle gestioni passate, che per quelle future.
Oltre al fatto di essere un studio attento all'ambiente, la conservazione sostitutiva è strettamente legata al seguente aspetto.
DMS.
Un sistema di gestione documentale si occupa di archiviare e catalogare i documenti elettronici. Tralasciamo l'approfondimento di tali concetti che, se pur importanti, potrebbero essere poco interessanti, concentriamoci su quella che è una delle funzionalità più potenti di questi sistemi.
I moderni DMS permettono la ricerca dei documenti a partire dalle parole chiave presenti all'interno dei documenti o di parole chiave apportate ai documenti (TAG) in fase di archiviazione.
L'utilizzzo dei DMS permette di accedere ai documenti "interessanti" con tempi veramente brevi e il tutto effettuando una semplice ricerca.
Portale WEB.
Il portale WEB è il più chiaro esempio di quello che intendiamo quando diciamo che deve essere l'informazione che arriva al cliente, e non tu cliente che devi andare dall'informazione.
Attraverso Condominio Mobi lo studio mette a disposizione dei vari condomini, o condominii che ne fanno richiesta tutta una serie di documenti del condominio o del condomino.
Di seguto alcuni dei documenti che lo studio mette a disposizione attraverso CondominioMobi.
- Estratto conto della banca
- Fatture fornitori
- Stato consultivo/preventivo on evidenza delle differenze
- Stato economico del condominio
- Stato patrimoniale del condominio
- F24
- 770
- Regolamento condominiale,
- Delibere
- Convocazione assemblea con i punti su cui deliberare.
- Scadenze pagamenti
- La bacheca condominiale
- Lista interventi e chiamate ricevute.
- ... e molto altro ....
- Attraverso il portale è possibile inviare allo studio richieste di intervento ed avere attraverso lo stesso canale un riscontro della presa incarico della richiesta.
- Attraverso il portale è possibile conrollare la propria posizione, stato pagamenti, morosità, scadenze, etc
- Lista dei fornitori con i loro recapiti
La segreteria tefonica digitale è un servizio semplice ma allo stesso tempo pratico.
I condomini possono lasciare in segreteria i loro messaggi certi che il loro messaggo verrà recapitato via email a tutto lo staff.
Il condomino si dovrà preoccupare di lasciare in segreteria nome e cognome, condominio e numero di telefono per essere richiamato e ovviamente il motivo della sua chiamata.
Lo staff dello studio si preoccuperà di richiamare il condomino in tempi ragionevoli per dare conferma della ricevuta del messaggio e, se possibile, fornendo subito una soluzione al motivo della chiamata.
La segreteria telefonica non deve essere vista come un muro per marcare in modo netto i confini fra lo studio e i condomini ma come un mezzo per permettere allo studio di potere fornire un serivzio migliore e più efficiente, e ai condomini e di beneficaire di un servizio migliore e più tempestivo.
Email condominiale.
Lo studio si occuperà di gestire un email condominiale.
L'email diventa uno strumento utile per comunicare con efficienza fra lo studio e tutti i condomini di un condomio.
La scelta del fornitore GMAIL è dettata solo dalla praticità. Nel caso che un condominio revochi il mandato allo studio sarà possibile per il condominio usufruire dello stesso tipo di servizio.
L'email condominiale diventa particolarmente utile nel momento in cui il condominio voglia avere un controllo maggiore sull'operato dello studio. Vedere il punto seguente.
Conto Corrente Online.
Il conto corrente online ha il vantaggio di essere utilizzato e controllato ogni qual volta se ne ha la necessità, basta avere un collegamento internet..
La scelta del conto corrente non si è basata su questo aspetto, bensì si è tenuto coto di altri 2 aspetti che sono di notevole importanza:
- Controllo
- Trasparenza
- L'accesso al conto è garantito da Utente, password e token.Se richiesto il condominio può avere in custodia il dispositivo di generazione dei token..Con l'utilizzo del TOKEN (codice di accesso generato al momento) il condominio può controllare quando lo studio dispone i pagamenti.
- Legare il conto all'email condominiale in modo che sia possibile ricevere una comunicazione al verificarsi di certi event, come:
- accesso al conto
- bonifico in entrata
- bonifico in uscita
- pagamento F24
- saldo conto sotto una certa soglia
- ... altri eventi ....
Software per amministratore di condomini.
Anche un buon software per la gestione di condomini può fare la differenza. Dopo un'attenta analisi di quello che ofre il mercato la nostra scelta è ricaduta sul software PIGC.
I fatti ci dimostrano che avere uno studio più efficiente è un vantaggio per tutti.
Lo studio riece a gestire meglio i condomini senza perdita tempo in attività a basso valore aggiunto, dedicando una maggiore quantità di tempo al condominio e alle sue problematiche.
I condomini si sentono seguiti da un gruppo di professionisti e non si sentono abbandonati dallo studio.
Con il termine TRASPARENZA vogliamo dare forma a un concetto che spesso è considerato astratto e, cioè, a come lo studio rende conto del suo operato ai propri clienti durante il suo incarico.
Nella sezione "Tecnologia" vi abbiamo elencato quali sono gli accorgimenti tecnologici adottati dallo studio che hanno aumentato l'efficienza allo scopo di raggiungere un livello di soddisfazione più elevato del cliente.
Quando il cliente/condomino si sente soddisfatto?
1) Il condomino ha bisogno di essere seguito in ogni sua esigenza.
Il condomino ha bisogno di avere soluzioni ai suoi problemi, ha bisogno di avere risposte esaurienti e fornite in tempi brevi.
Lo studio affronta questo aspetto dell'interazione con il condomino introducendo la segreteria telefonica digitale e fornendo il portale web.
Il condomino può lasciare i messaggi o richieste di interventi nella segreteria telefonica digitale o sul portale web consapevole che il suo messaggio verrà recapitato a tutto lo staff il quale darà seguito alle richieste nel più breve tempo possibile..
Lo studio cercherà con ogni mezzo di meritarsi la fiducia del condomino.
Uno degli accorgimenti adottati è quello di rendere disponibili sul portale web ogni informazione che può essere utile a far capire al condomino come l'amministratore sta gestendo la sua proprietà e se questo non bastasse può lasciare un messaggio nella segreteria telefonica digitale per richiedere spiegazioni o un appuntamento in studio.
Inoltre con l'utilizzo dell'email condominiale e del conto corrente rende partecipe il condomino, che ne fa richiesta, alla gestione, del condominio, aumentando notevolmente il livello di controllo che un condomino sia mai riuscito ad avere.
3) Massimizzare l'investimento ad un costo ragionevole.
Di fatto il condomino è un socio della proprietà comune ed è l'impreditore unico.della sua proprietà esclusiva quindi parlare di massimizzare l'investimento al minimo costo ragionevole non è un concetto così lontano dalla realtà.
Il condomino vuole delle garanzie sul suo investimento, cioè vuole che ci sia una buona o ottima conduzione dell'invetimento, riuscire ad avere una pacifica convivenza nel condominio, una corretta manutenzione delle parti comuni, oltre che una corretta applicazione della legge, il tutto a un costo "adeguato" alle aspettative.
Lo studio risponde a tutte queste esigenze tramite la propria professionalità e/o collaborando con un gruppo di fornitori qualificati e di fiducia.
Una nota di riguardo va fatta per i fornitori che si occupano della manutenzione ordinaria e/o straordinaria. Spesso si associa un atteggiamento, che definiamo semplicemente opportunistico dell'amministratore nel circodarsi di alcuni fornitori e proporre tali fornitori al condominio. Si deve tenere presente che lo studio risponde a termine di legge dell'operato di tali fornitori e che la scelta spesso è dovuta semplicemten dal fatto che "conosce" il modo di lavorare ed ha fiducia che il lavoro sarà svolto con professionalità..
Il condomino può sempre proporre fornitori di sua fiducia, ma ricordando che lo studio risponde a termine di legge dell'operato dei fornitori sarà cura dello studio verificare con i giusti strumenti che il fornitore proposto sia "conosciuto" e che risponde a requisiti minimi di qualificazione, per tutelare il condominio. Se lo terrà opportuno, lo studio potrebbe in base all'entità del lavori da svolgere, affiancare al fornitore proposto un direttore dei lavori di sua fiducia, per garantire che il lavoro di appalto, di manutenzione straordianria, o di manutenzione ordinaria, o di riqualificazione energetica etc. siano svolti a norma di legge, a regola d'arte e con i requisiti di sicurezza imposti dalla legge, di qualità e di soddisfazione.
Nella sezione "Tecnologia" vi abbiamo elencato quali sono gli accorgimenti tecnologici adottati dallo studio che hanno aumentato l'efficienza allo scopo di raggiungere un livello di soddisfazione più elevato del cliente.
Quando il cliente/condomino si sente soddisfatto?
- Quando, interagendo con lo studio, riceve delle risposte ai suoi quesiti in tempi brevi, o soluzioni veloci ai suoi problemi.
- Quando il livello di fiducia nella professionalità dell'amministratore di condominio aumenta con il passare del tempo o quanto meno non diminuisce.
- Quando ottiene il massimo vantaggio o massimo beneficio sulla sua proprietà ad un costo ritenuto ragionevole.
1) Il condomino ha bisogno di essere seguito in ogni sua esigenza.
Il condomino ha bisogno di avere soluzioni ai suoi problemi, ha bisogno di avere risposte esaurienti e fornite in tempi brevi.
Lo studio affronta questo aspetto dell'interazione con il condomino introducendo la segreteria telefonica digitale e fornendo il portale web.
Il condomino può lasciare i messaggi o richieste di interventi nella segreteria telefonica digitale o sul portale web consapevole che il suo messaggio verrà recapitato a tutto lo staff il quale darà seguito alle richieste nel più breve tempo possibile..
- Lo staff si occuperà di accedere al DMS o al software condominiale ogni qual volta le richieste sono di carattere amministrativo.
- Lo staff si occuperà di accedere al DMS ogni qual volta le richieste riguardano il regomanto di condominio o il regolamento contrattuale.
- Lo staff accederà al software condominiale o al portale web per per visionare i dati del condominio o del condomino.
- Lo staff accederà al software condominiale o al portale web per per controllare i dati dei fornitori, dei pagamenti, lo stato della gestione in generale.
Lo studio cercherà con ogni mezzo di meritarsi la fiducia del condomino.
Uno degli accorgimenti adottati è quello di rendere disponibili sul portale web ogni informazione che può essere utile a far capire al condomino come l'amministratore sta gestendo la sua proprietà e se questo non bastasse può lasciare un messaggio nella segreteria telefonica digitale per richiedere spiegazioni o un appuntamento in studio.
Inoltre con l'utilizzo dell'email condominiale e del conto corrente rende partecipe il condomino, che ne fa richiesta, alla gestione, del condominio, aumentando notevolmente il livello di controllo che un condomino sia mai riuscito ad avere.
3) Massimizzare l'investimento ad un costo ragionevole.
Di fatto il condomino è un socio della proprietà comune ed è l'impreditore unico.della sua proprietà esclusiva quindi parlare di massimizzare l'investimento al minimo costo ragionevole non è un concetto così lontano dalla realtà.
Il condomino vuole delle garanzie sul suo investimento, cioè vuole che ci sia una buona o ottima conduzione dell'invetimento, riuscire ad avere una pacifica convivenza nel condominio, una corretta manutenzione delle parti comuni, oltre che una corretta applicazione della legge, il tutto a un costo "adeguato" alle aspettative.
Lo studio risponde a tutte queste esigenze tramite la propria professionalità e/o collaborando con un gruppo di fornitori qualificati e di fiducia.
Una nota di riguardo va fatta per i fornitori che si occupano della manutenzione ordinaria e/o straordinaria. Spesso si associa un atteggiamento, che definiamo semplicemente opportunistico dell'amministratore nel circodarsi di alcuni fornitori e proporre tali fornitori al condominio. Si deve tenere presente che lo studio risponde a termine di legge dell'operato di tali fornitori e che la scelta spesso è dovuta semplicemten dal fatto che "conosce" il modo di lavorare ed ha fiducia che il lavoro sarà svolto con professionalità..
Il condomino può sempre proporre fornitori di sua fiducia, ma ricordando che lo studio risponde a termine di legge dell'operato dei fornitori sarà cura dello studio verificare con i giusti strumenti che il fornitore proposto sia "conosciuto" e che risponde a requisiti minimi di qualificazione, per tutelare il condominio. Se lo terrà opportuno, lo studio potrebbe in base all'entità del lavori da svolgere, affiancare al fornitore proposto un direttore dei lavori di sua fiducia, per garantire che il lavoro di appalto, di manutenzione straordianria, o di manutenzione ordinaria, o di riqualificazione energetica etc. siano svolti a norma di legge, a regola d'arte e con i requisiti di sicurezza imposti dalla legge, di qualità e di soddisfazione.