Lo studio da sempre ha posto l'attenzione su aspetti tecnologici al fine di migliorare l'attività dell'ufficio ed essere più vicini al cliente.
Immaginate di avere l'ufficio sempre con voi, e riuscire ad evadere le richieste dei vostri clienti anche quando non siete fisicamente in ufficio. Un ufficio in tasca con informazioni sempre aggiornate.
Uno dei problemi quando si parla di amministrazione condominiale è quello di dare delle risposte ai condomini che siano coerenti con la loro realtà.
Non basta conoscere le leggi che regolamentano il vasto e contraddittorio mondo che ruota attorno al condominio, ma c'è la necessità di conoscere anche la realtà in cui è calato il condominio.
Facciamo un esempio:
Quante volte vi sarete sentiti dire dall'amministratore di condominio che la risposta alla vostra domanda è legata da un preventiva e attenta lettura del regolamento di condominio alla ricerca dell'informazione che volete.
Infatti il codice civile prevede che alcune leggi che hanno a che fare con il condominio, siano derogabili, cioè è data facoltà all'assemblea di condominio di emanare nuove delibere in autonomia, a volte riducendo, a volte ampliando i poteri, i vincoli, perfino in materia di parti comuni o esclusive.
Sarebbe tutto più semplice se l'informazione arrivasse da voi e non foste voi ad andare dall'informazione Il tutto correlato dalla necessità di dare una risposta in tempi brevi e in modo esaustivo.
Ad oggi, con l'utilizzo della tecnologia è possibile. Come?
IIl nostro studio ha introdotto da tempo le seguenti aspetti tecnologici.
- Conservazione sostitutiva dei documenti
- DMS - Document Management System ovvero un Sistema di gestione documentale
- Portale web
- Segreteria telefonica digitale
- Email condominiale con inoltro alle caselle di posta dello staff dello sudio e dei condomini che ne fanno richiesta.(gmail)
- L'utilizzo di un conto corrente Online all'avanguardia.
- Software per amministratore di condomini
Conservazione sostitutiva dei documenti.
Dal 2004 è possibile "dematerializzare" la carta a favore dei supporti ottici.
La conservazione sostitutiva è una procedura informatica, regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico.
La conservazione sostitutiva equipara, sotto certe condizioni, i documenti cartacei con quelli elettronici
Questo vuol dire che è possibile portare tutti i documenti cartacei in formato elettronico, senza perdere la validità legale dei documenti.
L'apposizione della firma elettronica e della marca temporale rendono legale questa procedura.
Per ulteriori informazioni vi rimandiamo al seguente sito per la conservazione sostitutiva.
Lo studio preferisce vincolare in fase contrattuale il condominio ad adottare questa metodologia per l'archiviazione dei documenti sia storici, cioè delle gestioni passate, che per quelle future.
Oltre al fatto di essere un studio attento all'ambiente, la conservazione sostitutiva è strettamente legata al seguente aspetto.
DMS.
Un sistema di gestione documentale si occupa di archiviare e catalogare i documenti elettronici. Tralasciamo l'approfondimento di tali concetti che, se pur importanti, potrebbero essere poco interessanti, concentriamoci su quella che è una delle funzionalità più potenti di questi sistemi.
I moderni DMS permettono la ricerca dei documenti a partire dalle parole chiave presenti all'interno dei documenti o di parole chiave apportate ai documenti (TAG) in fase di archiviazione.
L'utilizzzo dei DMS permette di accedere ai documenti "interessanti" con tempi veramente brevi e il tutto effettuando una semplice ricerca.
Portale WEB.
Il portale WEB è il più chiaro esempio di quello che intendiamo quando diciamo che deve essere l'informazione che arriva al cliente, e non tu cliente che devi andare dall'informazione.
Attraverso Condominio Mobi lo studio mette a disposizione dei vari condomini, o condominii che ne fanno richiesta tutta una serie di documenti del condominio o del condomino.
Di seguto alcuni dei documenti che lo studio mette a disposizione attraverso CondominioMobi.
- Estratto conto della banca
- Fatture fornitori
- Stato consultivo/preventivo on evidenza delle differenze
- Stato economico del condominio
- Stato patrimoniale del condominio
- F24
- 770
- Regolamento condominiale,
- Delibere
- Convocazione assemblea con i punti su cui deliberare.
- Scadenze pagamenti
- La bacheca condominiale
- Lista interventi e chiamate ricevute.
- ... e molto altro ....
- Attraverso il portale è possibile inviare allo studio richieste di intervento ed avere attraverso lo stesso canale un riscontro della presa incarico della richiesta.
- Attraverso il portale è possibile conrollare la propria posizione, stato pagamenti, morosità, scadenze, etc
- Lista dei fornitori con i loro recapiti
La segreteria tefonica digitale è un servizio semplice ma allo stesso tempo pratico.
I condomini possono lasciare in segreteria i loro messaggi certi che il loro messaggo verrà recapitato via email a tutto lo staff.
Il condomino si dovrà preoccupare di lasciare in segreteria nome e cognome, condominio e numero di telefono per essere richiamato e ovviamente il motivo della sua chiamata.
Lo staff dello studio si preoccuperà di richiamare il condomino in tempi ragionevoli per dare conferma della ricevuta del messaggio e, se possibile, fornendo subito una soluzione al motivo della chiamata.
La segreteria telefonica non deve essere vista come un muro per marcare in modo netto i confini fra lo studio e i condomini ma come un mezzo per permettere allo studio di potere fornire un serivzio migliore e più efficiente, e ai condomini e di beneficaire di un servizio migliore e più tempestivo.
Email condominiale.
Lo studio si occuperà di gestire un email condominiale.
L'email diventa uno strumento utile per comunicare con efficienza fra lo studio e tutti i condomini di un condomio.
La scelta del fornitore GMAIL è dettata solo dalla praticità. Nel caso che un condominio revochi il mandato allo studio sarà possibile per il condominio usufruire dello stesso tipo di servizio.
L'email condominiale diventa particolarmente utile nel momento in cui il condominio voglia avere un controllo maggiore sull'operato dello studio. Vedere il punto seguente.
Conto Corrente Online.
Il conto corrente online ha il vantaggio di essere utilizzato e controllato ogni qual volta se ne ha la necessità, basta avere un collegamento internet..
La scelta del conto corrente non si è basata su questo aspetto, bensì si è tenuto coto di altri 2 aspetti che sono di notevole importanza:
- Controllo
- Trasparenza
- L'accesso al conto è garantito da Utente, password e token.Se richiesto il condominio può avere in custodia il dispositivo di generazione dei token..Con l'utilizzo del TOKEN (codice di accesso generato al momento) il condominio può controllare quando lo studio dispone i pagamenti.
- Legare il conto all'email condominiale in modo che sia possibile ricevere una comunicazione al verificarsi di certi event, come:
- accesso al conto
- bonifico in entrata
- bonifico in uscita
- pagamento F24
- saldo conto sotto una certa soglia
- ... altri eventi ....
Software per amministratore di condomini.
Anche un buon software per la gestione di condomini può fare la differenza. Dopo un'attenta analisi di quello che ofre il mercato la nostra scelta è ricaduta sul software PIGC.
I fatti ci dimostrano che avere uno studio più efficiente è un vantaggio per tutti.
Lo studio riece a gestire meglio i condomini senza perdita tempo in attività a basso valore aggiunto, dedicando una maggiore quantità di tempo al condominio e alle sue problematiche.
I condomini si sentono seguiti da un gruppo di professionisti e non si sentono abbandonati dallo studio.